Călătorii de afaceri în străinătate: 3 lucruri de știut

Faceți cunoștință cu clienții din Anglia, negociați un parteneriat în China, participați la un congres în Brazilia ... Există multe motive pentru a trimite angajați în străinătate în călătorii de afaceri !

Unele companii, dornice să-și reducă impactul asupra mediului sau să limiteze costurile suplimentare, încearcă să organizeze cât mai puține călătorii de afaceri. Dar, uneori, mersul în persoană este inevitabil.

Angajatorul trebuie să știe atunci cele trei elemente cheie ale organizării unei călătorii de afaceri în străinătate . Dar mai întâi înapoi la definiția călătoriilor de afaceri .

Denumită și „misiune”, călătoriile de afaceri în străinătate îndeplinesc următoarele condiții:

Angajatul trece mai puțin de 90 de zile consecutive in miscare

Trece mai puțin de 180 de zile pe an în străinătate ca parte a muncii sale:

Dacă aceste condiții nu sunt îndeplinite, nu vom mai vorbi de „misiune” în străinătate ci de „expatriere” sau „detașare”. Responsabilitățile angajatorului vor fi atunci foarte diferite! Iată cele trei obligații principale ale dvs. ca angajator în ceea ce privește călătoriile de afaceri în străinătate pentru angajații dvs.

Protejați-vă angajații cu asigurări profesionale de călătorie

Înainte de plecare: angajatorul are obligația de a pregăti călătoria angajatului

Înainte de a trimite angajații departe de locul lor de muncă, angajatorul trebuie să se pregătească corespunzător pentru misiunea în străinătate.

Informați, preveniți și educați angajații

Un lucru este cert: nu angajatul are rolul pregătește-ți misiunea în străinătate . Dimpotriva, angajatorul este cel care își asumă această responsabilitate . Înainte de a vă trimite angajații într-o călătorie de afaceri în altă țară, trebuie să vă informați cu privire la toate riscurile inerente călătoriei:

Condiții sanitare la locul misiunii: existența bolilor infecțioase, dificultăți de acces la asistență medicală ...

Securitate: pericol, răpiri, atacuri, război, terorism ...

Conditii de lucru

Pentru a colecta informațiile necesare, puteți consulta sfaturile de călătorie oferite de Ministerul Afacerilor Externe. Apoi aveți datoria de a informa angajații în cauză. Trimiteți-le instrucțiunile de prevenire și sensibilizare legate de riscurile detectate.

Notificați securitatea socială înainte de începerea misiunii în străinătate

Înainte de orice călătorie de afaceri în străinătate, trebuie să informați securitatea socială. Pentru aceasta, angajatorul trebuie doar să completeze următorul document Cerfa: https://www.ameli.fr/sites/default/files/formualires/113/s9203.pdf

Fără aceasta, dacă angajatul este obligat să suporte cheltuieli medicale, el va fi obligat:

Pentru a avansa el însuși aceste costuri suplimentare

Pentru a utiliza acoperirea dvs. personală de securitate socială în locul acoperirii profesionale (cu toate acestea mai avantajoasă!)

Abonați-vă la asigurarea de călătorie profesională pentru angajații care se află în misiune

Siguranța socială franceză este mult mai puțin eficientă în străinătate decât în Franța. Prin urmare, este esențial să o suplimentați cu o asigurare suplimentară. Vom reveni la acest detaliu în secțiunea următoare. Din nou, angajatorul este responsabil pentru contractarea unei asigurări individuale de călătorie pentru fiecare angajat trimis în străinătate.

Asigurarea de călătorie de afaceri: de ce este esențială ?

Înțelegeți: atunci când călătoriți în străinătate pentru afaceri, securitatea socială franceză, precum și mutualele tradiționale, nu sunt întotdeauna suficiente.

Acest lucru este destul de normal deoarece, în funcție de țară, accesul la asistența medicală diferă. Îngrijirea poate fi mai scumpă decât în Franța, înaintea costurilor necesare etc.

În plus, nevoile angajaților dvs. nu sunt aceleași în timpul unei călătorii de afaceri !

De exemplu, nu este nevoie de medic dentist într-o călătorie de afaceri. Cu toate acestea, acoperirea următoarelor costuri poate fi utilă:

Spitalizare, îngrijire
Repatriere
Întârziere sau anulare a zborului
Furt, asalt
Taxele legale
Dezastre naturale
Etc.

Cu asigurarea de călătorie, angajații dvs. sunt mai bine protejați în timpul misiunilor lor în străinătate. De asemenea, beneficiază de beneficii specifice, cum ar fi limite mai mari, avans în numerar sau asistență șapte zile pe săptămână.

Asigurare profesională de călătorie: cea mai economică soluție

Când călătoriți în străinătate pentru afaceri, există riscuri pentru angajați ...

Dar există și pentru angajator.

În caz de urgență în timpul misiunii, responsabilitatea legală a angajatorului este angajată. Acesta este motivul pentru care a-ți proteja angajații înseamnă și a-ți proteja afacerea .

Dacă angajatorul nu reușește să asigure sănătatea și siguranța bună a unui angajat într-o călătorie de afaceri, consecințele financiare pentru daune pot fi foarte mari. Prin urmare, neîncheierea unei asigurări profesionale de călătorie un cost semnificativ !

În comparație, contribuția la asigurarea de călătorie este foarte mică: între 500 și 1.000 de euro pentru 10 angajați pe parcursul anului, conform DBA Expert Connect. Contribuția este plătită integral de companie, dar este scutită de taxele sociale și de orice impozitare. Puteți deduce suma acestuia din rezultatul impozabil al afacerii.

Înțelegeți cum să calculați cheltuielile de călătorie de afaceri

Condițiile care trebuie îndeplinite pentru a beneficia de indemnizații de călătorie pe distanțe lungi

Pentru a fi rambursat pentru cheltuielile profesionale de călătorie în străinătate, angajatul trebuie să nu poată reveni acasă între două zile lucrătoare. Pentru a dovedi această imposibilitate, călătoria de afaceri trebuie să le reunească două condiții:

Mai mult decât 50 de kilometri locul de reședință separat și locul de muncă

Nu este posibil să faceți călătoria cu mijloacele de transport în comun în mai puțin de 1h30

În aceste condiții, angajatul poate beneficia despăgubiri pentru călătorii profesionale sub „compensare majoră a deplasării” . Așa-numita compensație deplasare mare se referă la rambursarea costurilor de cazare și masă. Acestea sunt despăgubiri scuti de sarcini. Cu toate acestea, există excepții.

Este posibil ca unele călătorii de afaceri, chiar dacă îndeplinesc ambele condiții anterioare, să nu fie eligibile pentru compensații majore de călătorie. Acesta este în special cazul când:

Angajatul se întoarce acasă, în ciuda faptului că este departe de locul de muncă

Angajatul este cazat gratuit de către angajator

În aceste cazuri, costurile suportate nu mai pot fi rambursate ca despăgubiri majore pentru deplasare. Apoi devin din nou impozabili.

Metode de rambursare a costurilor de cazare și masă atunci când călătoriți în străinătate

Cum se rambursează cheltuielile efectuate în timpul călătoriilor de afaceri în străinătate? Cea mai clasică metodă de rambursare este indemnizația forfetară . Indemnizațiile zilnice pentru mese și cazare trebuie să respecte apoi scale specifice, în funcție de țara de călătorie.

Cu toate acestea, pentru mai multă flexibilitate, este posibilă combinarea mai multor metode de rambursare. În special, este posibil să se ramburseze costurile reale de cazare, dar să se utilizeze indemnizații forfetare pentru costurile restaurantelor. Cheltuielile cu masa nu trebuie să depășească 40% din totalul indemnizațiilor autorizate în baremul indemnizațiilor fixe.

Cheltuieli de călătorie de afaceri: cazuri speciale

Am văzut deja câteva cazuri speciale:

Dacă călătoria de afaceri nu mai este o „călătorie de afaceri în străinătate” ci o expatriere, cheltuielile vor fi rambursate diferit.

Dacă angajatul este cazat gratuit sau se întoarce acasă între două zile lucrătoare, costurile nu mai sunt scutite de taxe.

În alte cazuri, cheltuielile efectuate în timpul șederii se încadrează în continuare sub indemnizația majoră de călătorie, dar rambursarea acestora este supusă anumitor deduceri forfetare.

Acesta este în special cazul în următoarele situații:

Angajatul este cazat gratuit de către angajator sau costurile de cazare sunt suportate de angajator. Compensația este apoi supusă unei deduceri standard de 65%.

Angajatul este hrănit gratuit, la o masă pe zi. Compensația este apoi supusă unei deduceri standard de 17,5%.

Angajatul este hrănit gratuit, cu două mese pe zi. Compensația este apoi supusă unei deduceri standard de 35%.

Călătoriile profesionale au loc în străinătate. Există apoi scale specifice .

Știind cum să țineți cont de timpul de lucru al angajaților în călătorii de afaceri în străinătate

După câteva ore în avion dimineața devreme, angajatul dvs. se îndreaptă spre hotelul lor și se odihnește înainte de convenția de după-amiază. Departe de birou, devine imposibil să știm când și cum lucrează angajatul. Numărați timpul de lucru apoi devine o chestiune delicată !

Fiecare oră petrecută în străinătate nu poate fi numărată și remunerată ca muncă efectivă, deoarece angajatul nu este întotdeauna la dispoziția angajatorului său (se bucură și de odihnă și timp liber)

Este timpul de călătorie timpul de lucru ?

Spre deosebire de secțiunea anterioară privind indemnizațiile de călătorie lungă, înregistrarea timpului de lucru nu este supusă unor scale sau reguli specifice la nivel național.

Iată câteva informații pentru a înțelege mai bine cum să abordăm acest subiect.

Informați angajații în mișcare cu privire la standardele colective și responsabilizați-i

În timpul unei călătorii profesionale în străinătate, angajatul este adesea izolat.

Așa este singura persoană responsabilă de gestionarea timpului său .

Ca angajator, trebuie să pregătiți angajatul înainte de călătoria de afaceri și informează-l cum ar trebui să-și gestioneze timpul în timpul călătoriei:

Ce timp de lucru efectiv se așteaptă de la el
Câte ore de muncă are voie să facă cel mult
Cum ar trebui să facă față pauzelor
Cât timp de odihnă i se acordă
Etc.

Apoi, va fi necesar să aveți încredere în el în ceea ce privește respectarea acestor instrucțiuni.

Gestionarea timpului de lucru în timp ce călătoriți în străinătate nu este supusă normelor naționale și nu este reglementată de legislația muncii.

Apoi este necesar să faceți referire standarde colective în vigoare în companie. Informațiile sunt incluse în mod normal în contractul colectiv.

Cazul specific al timpului de călătorie

În timpul zborului de plecare, angajatul dvs. analizează prezentarea care va fi făcută în timpul întâlnirii de după-amiază. În timpul zborului de întoarcere, se odihnește și citește un roman. A fost timpul său de călătorie atunci un timp de lucru sau o perioadă de odihnă ?

Am văzut deja că tot timpul petrecut în străinătate nu poate fi considerat timp de lucru și nici compensat ca atare. Este la fel pentru timp de calatorie .

Cu toate acestea, nici timpul de lucru, nici timpul de odihnă nu trebuie compensat dacă acesta este mai lung decât timpul obișnuit de călătorie între casa angajatului și locul de muncă. Sunt posibile două tipuri de compensare:

Compensație financiară

Compensarea timpului de odihnă

Cu toate acestea, nicio considerație nu este definită în mod specific de lege.

În ceea ce privește gestionarea timpului de lucru în străinătate, este necesar să faceți referire la contractul colectiv aplicabil companiei sau să conveniți cu privire la compensații cu angajatul în cauză.

În concluzie:

Când angajații dvs. pleacă într-o misiune în străinătate, vă păstrați multe responsabilități ca angajator .

Pregătiți-vă pentru misiune și protejați-vă angajații cât mai mult posibil, în special abonându-vă asigurare profesională de călătorie .

De asemenea, asigurați-vă că vă informați în mod corespunzător angajații:

Condiții de sănătate și siguranță în țara misiunii
Compensație maximă pentru călătorii lungi
Gestionarea preconizată a timpului de călătorie și compensarea timpului de călătorie

Prin aplicarea tuturor acestor sfaturi, următoarele călătorii de afaceri în străinătate vor avea loc în cele mai bune condiții.