Cum să comunici clar și precis prin e-mail, pentru a fi mai eficient? În plus, va trebui să știți mai multe despre asta.

Despre autor

Hei! Management și management de proiect, care vă conectează ?
Și eu ! Deci ne vom înțelege bine!:)

Trimiterea e-mailurilor este bună. Este mai bine să le trimiteți persoanei potrivite, la momentul potrivit, pentru motivul corect și să evitați destinatarul să interpreteze mesajul.

E-mailuri, toți primim prea multe! Există, de asemenea, alternative interesante, precum Microsoft Teams sau Slack. Aceasta este ceea ce îi face pe unii experți să spună că e-mailul este sortit morții.

Ei spun asta de 20 de ani, iar de 20 de ani e-mailul se întâmplă.

Deoarece este ușor să trimiteți un e-mail, facem clic pe Nou, ne tastăm textul, facem clic pe Trimite și bang! ajunge în căsuța poștală a destinatarului.

Presupun că e-mailurile vor avea în continuare zile strălucitoare.

Da, dar iată-te. Nu trimitem un e-mail oricum și oricând.

Iată 8 sfaturi pe care le-aș putea culege pentru a vă gestiona mai bine e-mailurile și pentru a ști când să trimit un e-mail.

Cum să comunicați eficient prin e-mailuri în 8 sfaturi ?

1) Pentru un răspuns simplu, comunicarea live este mai ușoară

Aveți o întrebare și așteptați un răspuns simplu? Da/Nu, Sunt de acord/Nu sunt de acord etc ...

Evitați e-mailul, acesta se va pierde printre alte zeci din căsuța de e-mail a destinatarului dvs. și în cel mai bun caz veți avea un răspuns în 48 de ore.

Nu este un termen minunat pentru câteva cuvinte.

În aceste cazuri, preferați să utilizați telefonul sau să mergeți direct la colegul dumneavoastră. Veți câștiga în timp de răspuns.

2) Folosiți și abuzați de mesaje colaborative

Faceți parte dintr-un grup de lucru și vă petreceți timpul trimitându-vă reciproc e-mailuri discutând despre cum să mergeți mai departe în proiectul dvs. sau chiar mai bine (mai rău?) Trimiteți reciproc versiuni diferite ale aceluiași atașament ?

Să facem un mic calcul rapid: 5 persoane în grupul de lucru, deci în mod sistematic 5 destinatari de e-mailuri.
Dacă fiecare persoană scrie 4 răspunsuri la e-mailul inițial, acest lucru ne oferă 20 de e-mailuri de procesat pe cutie poștală. Adăugați la aceasta fișierele atașate cu versiuni diferite pe fiecare e-mail și începe să fie mult de gestionat.

În timp ce utilizați mesaje de colaborare, cum ar fi Microsoft Teams (inclus în suita Office365) sau Slack, vă permite:

Pentru a crea un grup de discuții care să vă elibereze din căsuța poștală
Pentru a partaja un fișier între toți membrii grupului, fără ca acest lucru să polueze cutia poștală și serverele de poștă electronică
Pentru a lucra cu mai multe persoane în același timp pe același fișier

Economisiți timp, nu puteți găsi ?

3) Aveți dreptul să vă deconectați de la plumb

Este într-adevăr o idee bună să trimiți acest e-mail la ora 19:00 echipei tale? Dacă își folosesc mesageria vocală de lucru pe telefon și există șanse mari să fie, se vor simți presați să răspundă. Și dacă nu, îi va stresa până a doua zi dimineață.

Văd mulți manageri făcând acest lucru, deoarece în timpul zilei nu au timp să își proceseze e-mailurile.

Dacă acesta este cazul dvs., permiteți-mi să vă pun o întrebare: în ce fel este diferit de trimiterea unui e-mail seara la ora 19:00 echipei dvs. pentru o sarcină care urmează a fi realizată a doua zi față de trimiterea acestuia în dimineața următoare ?

Sarcina nu se va rezolva miraculos peste noapte.

Dacă vă ocupați de e-mailurile dvs. seara, scrieți-vă răspunsurile, dar puneți-le în schiță. Trimite-le a doua zi dimineață și respectă dreptul angajaților și colegilor tăi de a se deconecta.

4) Nu vă verificați e-mailurile în niciun moment al zilei

În toate companiile în care am lucrat (fie ca angajat, fie sub conducere), un lucru m-a frapat: majoritatea angajaților își lasă cutiile poștale deschise în permanență și opresc ceea ce doresc. apare, să-l citească și să răspundă urgent.

Este o gestionare greșită teribilă a căsuței sale poștale și a timpului său.

Am 2 sfaturi pentru dvs. dacă acesta este cazul:

Mai întâi, opriți toate notificările de e-mailuri noi, atât pe telefon, cât și pe computer. O notificare este ca și cum cineva vine la biroul tău și țipă înainte de a pleca de parcă nu s-ar fi întâmplat nimic. Este o distragere a atenției și ne împiedică pe toți să ne concentrăm pe ceea ce facem zilnic.

În al doilea rând, planificați de două sau trei ori pe parcursul zilei pentru a citi și a răspunde la e-mailurile dvs. Și rămâneți la ele, indiferent de ce. În esență, un e-mail nu este urgent. Dacă o problemă este urgentă, oamenii vă vor suna sau vor veni să vă vadă.

5) Indicați ce se așteaptă cu adevărat de la interlocutorul dvs.

Nu este nimic mai enervant ca destinatar decât să primești un e-mail pentru care nu știi clar ce să faci:

Ar trebui să răspund la el dacă am o copie sau sunt doar informații ?
Ce răspuns așteaptă interlocutorul meu? Un răspuns scurt, un răspuns lung ?

Aceste întrebări mi le pun în fiecare zi și primesc în fiecare zi e-mailuri pentru care nu știu ce să fac.

Nimănui nu-i place să primească astfel de e-mailuri, nimănui nu îi place să petreacă 30 de minute răspunzând la un simplu e-mail, așa că ușurează-ți viața interlocutorului: mestecă-și munca.

Indicați exact ce așteptați de la el: răspuns/fără răspuns, informații, document, în ce interval de timp ?

6) Folosiți cu ușurință funcția Copiere

Un e-mail este ușor de trimis, atât de simplu, încât de multe ori copiem întreaga lume doar pentru informații. Pentru plăcere.

Primesc zeci de e-mailuri de „copiere” pe zi. Și știi ce fac cu asta? Le citesc în diagonală și le clasific. Sau le-am pus direct la coșul de gunoi.

Pentru că nu mă preocupă.

Un manager nu ar trebui să fie în copie a tuturor schimburilor pe care echipa sa le are cu colaboratorii interni și furnizorii de servicii. Trebuie să împuternicim „copierii nebuni”, să le redăm inițiativa și autonomia.

Și mai degrabă decât să ne punem într-o copie a unui e-mail (încă o dată fără să știm cu adevărat ce se așteaptă de la noi), trebuie să prioritizăm raportarea, escaladarea informațiilor.

Nu trebuie să știu conținutul schimburilor de e-mail, doar pentru a ști dacă proiectul este pe cale sau nu și dacă există o problemă, care este.

Dacă aveți mai mult de 2 persoane în copiile e-mailurilor dvs., puneți-vă întrebarea legitimității faptului că acestea sunt în copie.

7) Mail trimis = Subiect în așteptare

Rețineți că, atunci când trimiteți un e-mail, nu aveți de-a face cu un subiect. Doar îl lași agățat, până când obții răspunsul.

Căsuța dvs. poștală este doar lista tuturor celorlalți. Si invers.

Subiectul va ajunge să revină și în momentul cel puțin oportun.

Dacă aveți nevoie de un document specific pentru a continua cu proiectul dvs., înainte de a trimite un e-mail, întrebați-vă și gândiți-vă la celelalte condiții preliminare de care ați putea avea nevoie.

Faceți lista și abia apoi întrebați-i pe interlocutorii dvs.

În caz contrar, nu veți fi terminat schimbul de e-mailuri și punerea în sarcină a programelor.

8) Cu cât trimitem mai multe e-mailuri, cu atât primim mai multe

În cele din urmă, știți că cu cât trimiteți mai multe e-mailuri, cu atât veți primi mai multe.

Majoritatea interlocutorilor dvs. consideră că un e-mail duce la un răspuns, deci cu cât trimiteți mai puține e-mailuri, cu atât veți pierde mai puțin timp gestionând căsuța poștală și cu atât sunteți mai eficient.

Ce trebuie să vă amintiți

E-mailul nu este mort și are în continuare avantajele sale față de concurenți, cum ar fi mesageria colaborativă. Încă trebuie să știți cum să utilizați acest instrument de comunicare:

În esență, un e-mail nu poate fi urgent. Dacă este urgent, mergem fie prin telefon, fie prin contact fizic.
Dacă putem evita trimiterea unui e-mail, îl evităm, deoarece e-mailul apelează e-mailul și acest lucru poluează inutil căsuțele primite ale tuturor
Este necesar să selectați cu atenție destinatarii e-mailului, precum și intervalul de timp către care este trimis
Ne consultăm e-mailurile doar de 2-3 ori pe zi
În cele din urmă, un e-mail nu trebuie să fie în niciun caz ambiguu și trebuie să definească clar ce se așteaptă de la interlocutorul său