Rapoarte de cheltuieli: condiții de rambursare, impozite și regim social

Actualizat la 13.03.2018

Angajatul care efectuează cheltuieli personale ca parte a activității sale profesionale este rambursat de companie prin stabilirea unui raport de cheltuieli. Dacă raportul de cheltuieli nu suferă niciun formalism impus, un document justificativ (factură) trebuie să completeze această cerere de rambursare. Anumite cheltuieli, mai ales atunci când sunt recurente, pot fi rambursate în fiecare lună pe baza unei sume forfetare, conform unei sume fixe evaluate de angajator. Vă rugăm să rețineți, pentru anumite cheltuieli, administrația stabilește un prag de rambursare dincolo de care plata nu este tratată în scopuri fiscale ca un raport de cheltuieli, ci ca un beneficiu în natură. Rapoartele de cheltuieli nu sunt supuse impozitului pe venit sau contribuțiilor de asigurări sociale (spre deosebire de prestațiile în natură).

Raportul de cheltuieli: definiție

Angajatul care efectuează cheltuieli personale ca parte a activității sale profesionale trebuie să fie rambursat de companie prin stabilirea unui document numit raport de cheltuieli.

Raportul de cheltuieli enumeră toate cheltuielile efectuate de angajat în numele companiei într-o anumită perioadă, de obicei lunar. Aceste cheltuieli sunt justificate printr-o factură (cu unele excepții). Acestea sunt justificate de exercitarea activității și/sau de interesul companiei, dar aveți grijă, pentru a fi rambursate, sumele suportate de angajat trebuie să fie proporționale cu nevoia reală.

Rapoartele de cheltuieli sunt responsabilitatea exclusivă a angajatorului și nu pot reduce salariul plătit.

Procedurile de rambursare a rapoartelor de cheltuieli

Rambursarea rapoartelor de cheltuieli poate fi făcută de companie în conformitate cu sistemul cheltuielilor efective sau la o rată forfetară.

Rambursarea costurilor efectiv suportate

Cu sistemul de costuri reale, angajatorul rambursează suma exactă suportată de angajat, la prezentarea unei facturi sau a unei dovezi de plată pentru a putea stabili raportul de cheltuieli

Rambursarea forfetară a costurilor

Metoda forfetară implică rambursarea automată a salariatului până la o sumă fixă și recurentă evaluată de angajator.

În principiu, suma este aceeași pentru toți angajații companiei care ocupă aceeași funcție sau în funcție de categoria socio-profesională. De exemplu, din motive de simplificare pentru companie, toți vânzătorii care își folosesc vehiculele personale pentru călătoriile lor de afaceri beneficiază de o rambursare lunară forfetară a cheltuielilor de kilometraj.

Rapoartele privind regimul fiscal și social al cheltuielilor

Pentru anumite rambursări, administrația stabilește un prag peste care suma plătită nu este tratată în scopuri fiscale în categoria rapoartelor de cheltuieli, ci ca beneficii în natură pentru angajat. Acesta este cazul pentru următoarele cheltuieli:

mese la restaurant pentru angajatul în mișcare și care nu poate reveni la reședința sa

catering la locul de muncă sau în afara sediului companiei

alocații de kilometraj

cheltuieli de cazare

cheltuieli pentru stabilirea cazării ca parte a mobilității profesionale

costurile suportate pentru a se echipa cu noi instrumente tehnologice

costurile suportate pentru telelucrare

Pe scurt, pentru anumite cheltuieli:

sub pragul stabilit de administrația fiscală, rambursarea este tratată ca un raport de cheltuieli

peste prag, suma plătită este tratată ca un beneficiu în natură

Regimul fiscal pentru rambursările cheltuielilor

Cheltuielile rambursate pe bază forfetară sau efectivă nu sunt supuse scării progresive a impozitului pe venitul angajatului, în limitele pragurilor prevăzute, dacă este cazul, de către administrația fiscală. Dincolo de aceasta, sumele rambursate sunt considerate beneficii în natură, adică sunt supuse impozitului pe venit.

Rambursările efectuate de companie sunt deductibile din venitul său impozabil, în limita celor furnizate, acolo unde este cazul, de către administrația fiscală.

Schema de rambursare a costurilor sociale

Rapoartele forfetare și cheltuielile efective sunt scutite de contribuțiile sociale în limitele pragurilor prevăzute, dacă este cazul, de către administrația fiscală. Dincolo de aceasta, costurile sunt considerate beneficii în natură, adică sunt supuse contribuțiilor sociale.

Normele pentru stabilirea unui raport de cheltuieli

Rapoartele de cheltuieli nu au un termen obligatoriu pentru stabilirea lor; legea vorbește despre un „timp rezonabil”. În practică, acestea sunt stabilite lunar. De asemenea, este posibil ca compania să plătească angajaților sumele necesare.

Formalitatea raportului de cheltuieli este destul de gratuită. Angajatul trebuie să completeze un document pus în general de către angajator și să îl trimită departamentului de contabilitate pentru rambursare, împreună cu dovada cheltuielilor (factură). Raportul de cheltuieli menționează scopul diferitelor cheltuieli efectuate în cursul lunii, data, suma și, eventual, contextul.

Raportul de cheltuieli pentru cheltuielile restaurantului

Aceste cheltuieli sunt rambursabile de către companie, cu condiția să fie justificate printr-o notă de restaurant (indicând data și suma). În cazul unui control URSSAF, numele și capacitatea (oaspeții) oaspeților trebuie să fie indicate pe spate.

Costul alimentelor constituie un raport de cheltuieli, dar acestea sunt tratate ca beneficii în natură după primul prânz de afaceri pe săptămână și pe angajat.

Rețineți că, dacă angajatul beneficiază de bonuri de prânz, angajatorul trebuie să deducă din soldul voucherelor numărul de mese plătite de companie prin intermediul unui raport de cheltuieli.

Raportul de cheltuieli pentru cheltuieli de cazare și cazare

Costurile de cazare sunt rambursabile de către companie, cu condiția ca angajatul să nu se poată întoarce la domiciliu din cauza distanței (distanța minimă de 50 km) sau a serviciului deficitar la domiciliu cu mijloacele de transport în comun (călătoria este stabilită la 1h30). Aceste costuri trebuie justificate printr-o factură.

Alocații pentru kilometraj

Indemnizațiile de kilometraj se referă la angajatul care își folosește vehiculul personal în beneficiul companiei. Angajatul poate fi rambursat pentru indemnizațiile de kilometraj la costuri efective (prin dovedirea kilometrajului privat și profesional) sau la o rată fixă, utilizând metoda de impozitare cunoscută sub numele de scala de kilometraj.

Pentru a beneficia de scara kilometrajului, angajatul trebuie să menționeze în raportul său de cheltuieli:

motivul călătoriilor lor în această perioadă

locurile misiunilor

numărul de kilometri parcurși

taxele pe autostrăzi și valoarea acestora, dacă este cazul

numărul de cai impozabili din vehicul (dovadă prin certificat de înmatriculare)

Tariful forfetar legat de scala kilometrică este utilizat pentru rambursarea următoarelor costuri: combustibil, întreținerea vehiculului, uzura vehiculului și asigurare.

Greșelile pe care nu trebuie să le faceți atunci când vine vorba de rapoarte de cheltuieli

Mai multe erori pot duce la nerambursarea cheltuielilor sau la supunerea unei taxări dezavantajoase:

absența unei facturi (pierdere, uitare.)

alegerea greșită a planului de compensare, în special o rambursare fixă, atunci când costurile efectiv suportate sunt mai mari

o rambursare care este prea mare pentru angajat, în special atunci când administrația stabilește un prag maxim peste care suma este impozabilă și este supusă contribuțiilor sociale în categoria prestațiilor în natură

Acest articol a fost scris de firma de contabilitate online L-Expert-comptable.com. Specialitatea noastră: să ajutăm antreprenorii să înceapă și să le scutim de oboseala contabilității.

Micile noastre extras: instrumente inovatoare, prețuri binevoitoare, zâmbete constante.